Это головное сообщение, которое будет обновляться в ходе разбора различных ситуаций.
Текущая версия от 08.06.2010
Предпочитаемый язык: asp
Ссылки:
Структура БД (Access XP-2003) (Обновлена 2010-09-01)
http://2file.net/get/14088/
Презентация
http://depositfiles.com/files/bwhwoor2i
Назначение и описание механизма. Это не 1С финансовая точность и корректность с точки зрения бухучета здесь не требуется!
Скрипт должен облегчить работу сотрудников работающих с заявками и счетами.
Участники процесса являются:
1. менеджер работающий с заявками и осуществляющие закупку и распределение ТМЦ - снабженец. Работа с системой должна выглядеть следующим образом:
1.1. снабженец вошел в систему и увидел запрос на обеспечение товаром некоторого сотрудника;
1.2. снабженец получает счет счет и загружает его в систему, войдя в меню открытой заявки.
1.2.1. При этом в комментарии к заявке, которую создал сотрудник (правка блокируется после первого комментария) появляется ссылка на счет, связанный с ней с указанием даты.
1.2.2. Статус заявки меняется на желтый - ожидание счета.
1.2.3. Счет желательно заводить как набор ТМЦ со стоимостью, чтобы можно было приходовать на виртуальный склад.
1.2.4. При этом желательно предусмотреть 1-2 поля для последующей группировки счетов по каким-то внутренним признакам, например, "счета на улучшение качества связи".
1.2.5. В меню счета присутствуют поля "требуется согласование следующих сотрудников:". По умолчанию - 1 поле (руководитель), возможно добавление полей на лету.
1.3. через 3 дня в таблице счетов (которые одобрены) появляется восклицательные знаки напротив тех счетов, по которым не было оплаты. Информацию об оплате заполняет бухгалтер или снабженец по информации предоставленной из бухгалтерии. В комментарии к заявке пояляется новый статус - счет оплачен с датой и временем события.
1.4. Получение товара происходит посредством входа в меню счета и нажатие на кнопку "получить". При этом открывается форма, где указан перечень ТМЦ из счета (это необходимо в случае, если получение происходит не в полном объеме). После нажатия на кнопку "получить" все ТМЦ поступают на виртуальный склад снабженца. При этом статус заявки меняется - товар получен. Если товар получен не в полном объеме, счет НЕ пропадает из таблицы неполученных товаров.
1.5. После этого снабженец открывает свой виртуальный склад и отмечает галочкой те тмц, которые он планирует передать другому сотруднику. При нажатии на кнопку "передать" в таблице "акты" появляется новый акт, а в системе появляется окно с формой, где можно еще раз посмотреть перечень передаваемых тмц, а также поле "основание" где необходимо поставить ссылку на №заявки, по которой передаются ТМЦ. Если все правильно, при нажатии кнопки "OK" появляется печатная форма акта, где указана передающая и принимающая сторона, а также перечень передаваемых тмц.
2. Руководитель:
2.1. При входе в систему помимо стандартных возможностей, у руководителя есть меню "счета" требующие согласования. В меню счета поля группировки представлены в виде ссылки. При нажатии на ссылку руководитель может быстро увидеть ведомость затрат по данной группировке.
2.1. При нажатии на кнопку "одобрить" или "отклонить" статус счета и заявки меняются, о чем свидетельствуют одинаковые записи в комментариях к счету и заявке(ам).
3. Бухгалтер:
3.1. При входе в систему помимо стандартных возможностей, у бухгалтера есть меню "одобренные счета". В меню одобренного счета бухгалтер вносит информацию об оплате - № п/п и дату. При этом в комментариях появляется соответствующая запись.
3.2. Бухгалтер также как и руководитель может посмотреть полный реестр счетов за период или реестр по определенному признаку.
3.3. При нажатии на счет можно увидеть, распределение тмц по данному счету.
3.4. Бухгалтер может ввести фамилию сотрудника и увидеть, каки тмц ему были переданы и когда. При увольнении сотрудника такой список можно оформить как элемент обходного листа.
3.5. Бухгалтер может ввести ключевое слово тмц, например, "ноутбук" и увидеть список полученных и переданных ноутбуков.
4. Простой сотрудник. Возможности/права:
4.1. Одноразовая заявка - заявка, закрывающаяся просто работой или поставкой оборудования + работа по настройке/установке;
4.2. Периодическая заявка - заявка, требующая регулярного исполнения, например (backup, обновление сертификатов taxcom и т.п.);
4.3. Мониторинг, группировка собственных входящих и исходящих заявок, а также зависимых счетов.
Технические идеи:
1. Внутренняя нумерация заявок ротируется ежегодно; ID идут непрерывно.
Записи базы данных удалять может только администратор. Удаление записи - это пометка в поле "hidden"=1
Сортировка:
Счета:
- по дате события;
- по заводу;
- по продавцам;
- по дате счета;
- по дате истечения счета;
- по статусу;
Запросы:
- по типу (входящий, исходящий, переадресованный, периодический)
- по дате события;
- по заводу;
- по автору;
- по дате истечения;
- по статусу;
Счета (Invoices):
Свой счет можно удалить только в случае если в его поле history есть только запись о его создании. В противном случае выводится предупреждение, что удалить счет невозможно и делается запись в поле "hidden=1"
При заполнении поля "связать с заявкой" в поле соответствующее поле счета вводится ID заявки; в соответствующее поле заявки вводится ID счета.
Заявки (requests):
- свою заявку можно удалить только в случае если в его поле history есть только запись о его создании. В противном случае выводится предупреждение, что удалить заявку невозможно и делается запись в поле "hidden=1"
- если статус заявки связан со статусом счета, то, если в поле статуса заявки ничего нет, выводится статус зависимого счета.
- Если зависисмый счет отклонен, то вся заявка подсвечивается розовым.
- Если заявка отправлена на согласование с генеральным директором, то рядом с полем статуса ставится иконка светофора с выделенным желтым цветом. Когда заявка одобрена генеральным директором, выделяется зеленый или красный цвет.
-При заполнении поля "запланировать следующую заявку" в БД добавляется копия строки с новой датой датой нажатии на
Периодические заявки (заявки, которые необходимо исполнять регулярно):
При нажатии на кнопку удаления делается пометка в базе в поле "hidden=1". Об этом действии добавляется соответствующая запись в поле history с указанием IP адреса, времени события и логина пользователя.
После нажатия на кнопку "запрос исполнен" в таблицу заявок автоматически добавляется его копия, которая различается лишь датой истечения запроса (если это периодическая заявка). Дата запроса=месяц(сегодня)+1&число, указанное в форме, либо последний день месяца (если это 31 число)
Если периодический запрос больше не нужно исполнять, то у его последней записи необходимо сменить тип с периодического на одноразовый.
Переданные заявки (заявки переадресованные другим пользователем):
При нажатии на кнопку удаления переданная заявка возвращается к отправителю
Журнал (history):
Предлагается рассмотреть возможность 2х видов журналирования:
- сплошное журналирование в файле *.txt
- журналирование в объекте (заявка, счет, акт и т.п.)
Формат записи: %YYYY.MM.DD% %hh:mm:ss% %IP% %login% %event%<br>
События журнала:
Счета
- Добавление записи;
- Документ открыт;
- Документ изменен;
- Добавление коментария;
- Счет одобрен (право на добавление такой записи имеет также его секретарь с соответствующей отметкой в журнале);
- Счет отклонен (право на добавление такой записи имеет также его секретарь с соответствующей отметкой в журнале);
В случае одобрения/отклонения с комментариями, в журнал пишется сразу 2 записи;
- Запись скрыта;
Заявки
- Добавление записи;
- Заявка открыта открыт;
- Заявка изменена;
- Добавление коментария;
- Заявка передана %имя пользователя%
- Передача заявки отклонена
- Заявка одобрена
Отредактировано admin (2010-04-29 19:13:26)